Bien gérer notre temps nous permet de gagner en efficacité et en productivité. La gestion du temps peut ainsi nous faire gagner jusqu’à une heure par jour. Todo list, agenda, gestionnaire de mails : de nombreux outils sont à notre disposition pour prioriser, organiser et classer.
1. La gestion du temps : Définition
Lorsque l’on parle de productivité ou d’efficacité, «la gestion du temps » est un terme en vogue. Mais avant de nous lancer dans des explications sur les méthodes de gestion du temps qui vont nous permettre d’atteindre nos objectifs, il est important de bien en comprendre la définition. La gestion du temps ne consiste pas seulement à travailler plus, mais à reprendre le contrôle de notre temps afin que nous puissiez nous concentrer sur ce qui est réellement le plus important pour nous.
La gestion du temps consiste à vivre dans l’instant présent plutôt que de se précipiter d’une tâche à l’autre et de vérifier mille et une choses sur notre liste. C’est arrêter et se demander : dois-je vraiment accomplir cette tâche ? C’est vraiment important ? Il s’agit de consacrer du temps pour nous, pour ne pas surcharger notre journée, et nous permettre ainsi d’avoir du plaisir à travailler.
Nous pourrions définir la gestion du temps comme une stratégie de contrôle quotidien de nos tâches pour que nous sachions ce que nous devons faire (et, ce qui est tout aussi important, ce que nous n’avons pas à faire), quand le faire et combien de temps cela prendra. Et lorsque nous contrôlons vraiment ce temps, il nous en reste suffisamment pour accomplir ce qui est réellement important pour nous— tant au travail qu’à l’extérieur.
2. Pourquoi gérer son temps ?
Prendre le contrôle de notre temps implique que nous acceptions le fait que nous sommes souvent le problème et la solution en même temps. Ce qui signifie que nous devons changer des habitudes bien établies par rapport à notre propre façon de voir les choses. La gestion du temps rejoint quatre (4) buts :
- Meilleure gestion de nos buts et objectifs: Les gens qui ont le plus de difficulté à gérer leur temps sont fréquemment les personnes qui ne poursuivent pas de buts ou d’objectifs clairs. Un adage dit ceci : « Quand on ne sait pas où on va, on n’arrive nulle part. » Et nulle part n’est sur aucune carte ! Nos buts et objectifs représentent une façon puissante de nous motiver à accomplir de grandes choses. Le fait de se fixer des buts et objectifs nous permet d’avoir plus de temps, car nous canalisons nos énergies sur certaines activités plutôt que de laisser passer le temps. Et le temps qui vient de passer ne revient pas !
- Meilleure productivité: On parle constamment de productivité. C’est un terme qui est employé dans toutes les facettes de notre vie au quotidien. Mais qu’est-ce que la productivité ? Comment la définir ? La productivité fait référence à la relation entre les ressources et les résultats. On pourrait dire que la productivité est le rapport (ratio) suivant : résultats/ressources.
- Meilleur équilibre de vie: La recherche d’un équilibre entre le travail et la vie personnelle représente un défi de tous les instants dans notre rythme de vie trépidant où tout va de plus en plus vite. Les gestionnaires sont conscients qu’un employé qui travaille de très longues heures a possiblement certains problèmes d’organisation de ses tâches et qu’il sera plus aisément fatigué, donc potentiellement moins productif. Le prix à payer pour une personne qui est un bourreau de travail (« workaholic people ») est élevé : divorces, relations difficiles avec le conjoint et les enfants, enfants perturbés.
- Meilleure gestion du stress: L’optimisation de la gestion du temps permet de mieux contrôler le stress. Quand on manque de temps, on devient plus stressé. On essaie alors d’en faire trop en trop peu de temps. Les décisions sont prises à la hâte. On abandonne la planification. L’impulsivité remplace la pensée. L’efficacité diminue et les échéanciers ne sont pas respectés. La tension monte et on assiste à une escalade du stress ressenti. Réduisons les événements responsables de notre stress et nous vivrons moins de stress !
3. Gestion du temps : principes de base
Il n’existe pas de recette miracle en matière de gestion du temps. Comme pour tout sportif de haut niveau, tout repose sur le fait de savoir gérer ses efforts intelligemment. Un minimum d’organisation et de rigueur est ainsi de mise, tout comme une bonne dose de bon sens ! Une bonne méthode de gestion du temps nous permet de mettre en place de petites actions durables pour prendre le contrôle de notre emploi du temps—et de veiller à ce que notre temps soit consacré aux projets les plus significatifs, valorisants et enrichissants.
- Être organisé : Courir après mille lièvres à la fois ne fera pas de nous une personne plus efficace ou productive. Ce n’est pas parce que nous aurons un emploi du temps surchargé que nous serons davantage productifs. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend. Ainsi, planifier nos tâches correctement, veiller à ce que notre travail soit structuré efficacement et notre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour nous est une première étape vers une gestion fine du temps.
- Se fixer des objectifs personnels: Un objectif nous donne une direction, un cap à tenir. C’est le processus simple qui permet de transformer une vague idée, ou un but trop général, en résultat concret que nous voulons atteindre. Que ce soit un objectif : Annuel, Mensuel Ou hebdomadaire
- Définir ses priorités: Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace et effective, mais aussi de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon escient plutôt qu’à se laisser submerger par ce dernier. De nombreuses méthodes sont à notre disposition pour clarifier nos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires : identifier les tâches à accomplir, analyser le degré d’urgence et d’importance, agir adéquatement, faire un point régulier.
- Ne plus procrastiner: Remettre à plus tard quelque chose que l’on peut faire sur le moment est un réel frein à l’action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais, par exemple. C’est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale. Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester .
- Savoir dire non : Être à même d’exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s’affirmer et se faire respecter, mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.
- Augmenter sa capacité de concentration : Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode « travail ». Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité. Savoir se concentrer permet d’évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s’ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.
- Prendre des pauses : Un individu n’étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l’air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau.
