La gestion des réunions de façon efficace est certainement une méthode d’amélioration des performances de toute société ! Qui n’a jamais eu l’impression de passer plus de temps à participer à des réunions qu’à avancer réellement dans son travail ? Si elles sont parfois perçues comme une perte de temps, c’est sans doute qu’elles sont mal organisées, que tous les participants ne voient pas forcément quel rôle ils peuvent y jouer, quelles sont leurs responsabilités… Une réunion peut être un outil de travail très efficace, permettant de collecter et regrouper des idées et prendre des décisions.
1.Qu'est-ce que la gestion des réunions ?
Tout le monde ne sait pas comment organiser une réunion de travail efficace. En revanche, tout le monde est d’accord pour dire qu’il y a beaucoup trop de réunions dans une journée de travail ! Il arrive cependant que l’on ait un problème à résoudre, et qu’il soit nécessaire de consulter plusieurs personnes afin de prendre la meilleure décision. La première question à se poser est donc « est-il vraiment nécessaire d’organiser une réunion ou bien une autre solution est-elle envisageable ? ». Afin de répondre, il est impératif d’identifier clairement le ou les objectifs de la réunion, en répondant à ces quatre questions simples :
- Pourquoi organiser cette réunion ?
- Quel résultat voulez-vous obtenir ?
- Quelle information voulez-vous partager ou quelle décision doit être prise ?
- Qui doit participer et quel sera le rôle de chacun ?
Une réunion ne sert pas uniquement à faire le point c’est un composant clé du pilotage de projet. Notamment lorsque les équipes sont autonomes, lorsque le pilotage est dynamique et que le groupe fonctionne en auto-organisation.
La gestion des réunions est l’activité qui consiste à accomplir toutes les phases du processus de conduite de réunion de telle sorte qu’elles se renforcent mutuellement. Pour être réussie, une réunion exige une gestion appropriée avant, pendant et après la date de la rencontre. Il suffit qu’une des phases du processus soit négligée pour que la réunion ne donne pas les résultats souhaités, pouvant même obliger l’organisateur à programmer une nouvelle rencontre pour traiter les problèmes restés en suspens. Il en ressort que la rationalisation et l’optimisation de la gestion de réunion est une priorité majeure pour les entreprises.
2.Comment préparer une réunion de travail ?
Le secret de la gestion des réunions réussie tient en grande partie au temps consacré à sa préparation. Mieux elle sera préparée, et plus le temps passé en réunion sera productif. Il est courant de voir une réunion mal préparée s’éterniser, car plutôt que de rester concentrés sur les sujets importants, les participants risquent de se disperser et de débattre de sujets qui n’étaient pas à l’ordre du jour. On se retrouve alors souvent avec une réunion n’ayant pas atteint ses objectifs, et l’obligation d’en prévoir une nouvelle pour terminer ce qui n’a pas été fait…
- Gestion des réunions: La préparation:
Une réunion se prépare avec méthode afin que son déroulement soit porteur des fruits attendus. Ce n’est pas qu’une simple rencontre afin de discuter d’un problème ou d’échanger autour d’une nouvelle idée. Elle doit être productive. On en attend un résultat formel et concret. Pour cela dès sa préparation il faudra prendre le temps nécessaire pour préciser au minimum les points suivants :
- Des objectifs précis, un ordre du jour orienté résultats attendus et non exclusivement constat.
- La liste des participants. Elle est établie en fonction des résultats attendus au point 1. Il ne s’agit pas d’oublier un acteur qui détient une information essentielle. D’autre part, la réunion est aussi utile pour assurer l’intégrité du groupe. Il vaut mieux éviter d’être trop sélectif envers les membres de l’équipe.
- Un horaire précis à respecter. Cette contrainte impose de maintenir un timing serré.
- A noter, si une préparation est nécessaire, celle-ci sera jointe à l’ordre du jour. Il est important que chacun soit prêt à passer au mode actif sans perdre de temps en quête d’informations. Chacun se doit de préparer cette rencontre.
2. Le Déroulement:
- Au cours de la réunion, chacun s’exprimera, sans complexe, sans retenue. Ce n’est pas toujours le cas. Il est du ressors de l’animateur de prendre soin que tous les points de vue soient bien développés en commun et qu’il n’existe pas de retenues voire de frustrations. Il est d’ailleurs hautement recommandé de procéder régulièrement à un tour de table.
- Le secrétaire volontaire prendra soin de rapporter l’ensemble des éléments significatifs. Il rédigera ensuite un compte rendu de synthèse réellement informatif.
- L’animateur gardera toujours en ligne de mire la phase active de la rencontre. Il s’agit en effet que soient exposés le plus clairement possible les problèmes en suspens et les solutions possibles afin de prendre les décisions collégiales qui s’imposent.
3. Le Bouclage:
- Le compte rendu comportera non seulement le détail des décisions prises mais aussi les personnes concernées, les actions à mener, les moyens nécessaires et les délais prévus.
- Clôture et préparation de la prochaine rencontre à titre du feed-back, dans un délai relativement court, chaque participant prendra le temps de lire le compte-rendu afin de l’approuver ou de l’amender le cas échéant.
3. Gestion des réunions : Comment organiser une réunion efficace ?
Si l’objectif de la réunion de service est identifié, les participants aussi, les convocations envoyées, les confirmations enregistrées, la salle réservée et le matériel vérifié, la présentation est prête et rôdée, Il ne reste plus qu’à faire vivre la réunion, et en tirer le meilleur possible. Voici donc quelques conseils pour que la réunion de travail soit efficace :
- Respecter les horaires Soyez ponctuel et ne prenez pas de retard dès le démarrage de la réunion. Vous laisseriez penser aux participants qu’ils peuvent arriver en retard et feriez attendre ceux qui sont ponctuels. De même, ne pas dépasser l’heure de fin de la réunion est une preuve de maîtrise. Préférez des réunions d’une heure maximum, 30 à 45 minutes étant une durée idéale. Au-delà, les participants fatiguent, et la qualité du travail s’en ressent.
- Respecter le plan de réunion exemple Vous avez fourni l’ordre du jour et le temps alloué à chaque sujet. Demandez dès le début de la réunion si des changements sont à prévoir et supprimez éventuellement des points à aborder si le temps risque d’être insuffisant. Revenez à l’ordre du jour chaque fois que cela sera nécessaire. Le but est de rester concentré sur l’objectif et d’éviter toute dérive vers un hors-sujet ou un conflit par exemple.
- Utiliser une boîte à idées Il arrive souvent durant une réunion que de bonnes idées soient énoncées, mais qu’elles soient hors-sujet. Quand c’est le cas, les idées doivent être notées et glissées dans la boîte à idées. De cette façon, elles ne sont pas perdues, peuvent être exploitées plus tard, et les discussions restent centrées sur l’objectif principal de la réunion.
